Non importa che lavoro tu faccia e di cosa ti occupi nello specifico: se stai leggendo questo post è perché di tanto o in tanto, una volta ogni trimestre o quotidianamente, frequentemente o per la prima volta nella tua vita, devi creare una presentazione. Devi cioè illustrare tutto il lavoro di analisi che hai fatto (o che hanno fatto altri), a una o più persone. Devi rendicontare. Devi, in altre parole, presentare dei dati. E diciamocelo chiaramente: non si può mettere a repentaglio il tutto rischiando che la presentazione non sia eccellente e il destinatario non comprenda efficacemente ciò che vogliamo comunicare. Questo blog, ormai lo saprai, ha un focus particolare sulla data visualization: ma tutto ciò che diremo oggi vale in senso più ampio ed è applicabile anche a tutti gli altri aspetti di una presentazione. Perché la verità è che come preparare una presentazione cambia molto a seconda che questa sia live o invece scritta. E allora… entriamo subito nel vivo.

Come preparare una presentazione: questione di controllo

Non giriamoci attorno e diciamolo subito chiaramente: c’è una differenza tra preparare una presentazione che verrà illustrata live o, invece, un report che verrà inviato magari per mail, e che i destinatari leggeranno per conto loro, e quindi non in nostra presenza. C’è una differenza ed è impensabile credere di poter invece strutturare i due tipi di reportistica come se non ci fossero differenze. La prima fondamentale differenza ruota intorno al concetto di controllo.

Quando teniamo una presentazione dal vivo siamo davanti all’audience, che siano un paio di persone o un’intera platea, poco importa. Innanzitutto gestiamo in prima persona la situazione: decidiamo l’ordine degli argomenti, il tempo da dedicare ad ogni slide, o ad ogni grafico, ad ogni punto del discorso. Abbiamo la piena libertà di soffermarci su un punto a nostro avviso cruciale, scorrendo velocemente altri meno importanti. Possiamo andare avanti e indietro a nostro piacimento, mettere un dato sotto una determinata luce, fornire una chiave interpretativa del dato e, cosa molto importante, ricevere un feedback dal nostro pubblico che si traduca in ulteriori spiegazioni, risposte alle loro domande, interventi e modifiche che possano assicurarci che, alla fine della presentazione, tutto ciò che doveva essere compreso sia effettivamente stato capito. In tre parole: abbiamo il controllo.

Quando invece si prepara un report che poi dovrà essere inviato a chi di competenza, e che quindi lo leggerà a lo studierà senza che possiamo essere lì presenti, le cose sono ben diverse: non abbiamo il controllo. Non sappiamo se chi esamina quel documento (slide, word, mail: poco cambia) leggerà tutto in ordine o salterà le parti che non gli interessano per andare dritto a ciò che lo incuriosisce di più, al “succo del discorso”. Non sappiamo se avrà la capacità di interpretare correttamente i dati ed i grafici che gli stiamo esponendo, non sappiamo se avrà domande a cui, non essendo presenti, non potremo rispondere.

È una questione fondamentale perché è da lì che parte tutto il resto per capire come preparare una presentazione efficace: quanto controllo avrai sulla tua presentazione?

Dalla teoria alla pratica: come preparare una presentazione perfetta

Le conseguenze del controllo sono indicate perfettamente in questo schema tratto da Storytelling with Data, il libro di Cole Nussbaumer Knaflic:

Nelle presentazioni live il controllo è alto, per cui i dettagli necessari sono pochi; al contrario, quando le presentazioni sono scritte, ad un calo del controllo corrisponde la necessità di innalzare la quantità e la precisione delle informazioni contenute nel documento. Proviamo quindi a capire come si traduce tutto questo, e a formalizzare una serie di consigli per capire come creare una presentazione efficiente, a seconda che si tratti di un incontro live o di un report scritto.

I suggerimenti per creare una presentazione live

Il primo consiglio spassionato rappresenta probabilmente una delle cattive abitudini più difficili da lasciar andare: mai portare avanti una presentazione live leggendo le slide. Sappiamo bene che non è così semplice da attuare: basta pensare a quei docenti universitari abituati a parlare in pubblico da trent’anni che passano le loro lezioni limitandosi a leggere ad alta voce il materiale che hanno preparato. L’unico pensiero che questo modo di fare genera in chi ascolta, però, è “sì grazie, so leggere anche da solo, se doveva mettersi a leggere poteva tranquillamente inviarmi il materiale via mail”. Un po’ perché rappresenta una base sicura, un po’ per pigrizia, questo errore è davvero comune ma va evitato il più possibile. Le slide devono invece fungere da rinforzo a quanto diciamo: devono contenere poche parole che fissino bene il concetto, o un grafico che illustri ciò di cui parliamo. Il loro ruolo è quello di integrare la comunicazione, offrendo un supporto visivo che semplifichi lo sforzo di ascoltare qualcuno che parla tanto, senza poter guardare nulla.
Bisogna però stare molto attenti a non riempire le slide di testo: non importa quanto chiederai ai tuoi ascoltatori di prestare attenzione a te e non al testo, lo leggeranno comunque. Il rischio concreto è che il pubblico passi troppo tempo cercando di leggere ciò che hai scritto e finisca per non ascoltarti. Il consiglio quindi è quello di creare slide con pochi elementi e soprattutto poco testo: fungerà da guida a te e da supporto a loro.
Se vuoi capire come preparare una presentazione live efficace, non perdere mai di vista questo assunto: sei lì perché il pubblico ascolti da te ciò che hai da dire.

I suggerimenti per creare una presentazione scritta

Quando invece sai già che non sarai presente nel momento in cui il destinatario leggerà il tuo report (che si tratti di un unica persona, magari il direttore marketing, o un gruppo di cento persone, ad esempio i lettori del libro in cui finiranno i grafici che stai elaborando), allora sai già che il controllo che potrai esercitare su di loro sarà poco. Un grafico corre spesso il rischio di essere male interpretato anche se parliamo di addetti ai lavori, gente che lavora con numeri e visualizzazioni dati e che, magari, è anche esperta dell’argomento di cui si parla: figuriamoci quanto è alta la probabilità che un “profano” del settore lo equivochi. Non puoi permetterti nulla del genere, perché non sarai lì a guidare una lettura corretta: ecco perché quando cerchi di capire come preparare una presentazione scritta devi tenere a mente che il livello di dettaglio dev’essere molto più profondo ed accurato. È essenziale che i titoli dei grafici spieghino ciò che stiamo illustrando (non “dati sulla disoccupazione degli ultimi 5 anni” ma “calo della disoccupazione negli ultimi 5 anni”, ad esempio), che la legenda sia sempre ben presente, ovviamente, e che eventuali dati, picchi, trend che ritieni significativi siano opportunamente evidenziati. Un esempio: c’è un trend in crescita da segnalare? Considera l’ipotesi di inserire una freccia che lo renda esplicito ed inequivocabile.
È fondamentale, a questo punto, affidarsi al testo: se nei consigli su come preparare una presentazione live ti avevamo detto di limitare il più possibile la componente testuale per evitare di distrarre i tuoi ascoltatori, nella presentazione scritta il testo è cruciale. È lì che devono condensarsi tutte le spiegazioni che non puoi dare a voce: l’esercizio più difficile è cercare di prevenire e prevedere le possibili domande così da fornire le relative risposte.

La vera differenza tra il preparare una presentazione live o scritta, insomma, sta nel grado di controllo che avrai sul tuo pubblico e, conseguentemente, sul livello di dettaglio richiesto. A livello di data visualization, naturalmente, si traduce nella pulizia del grafico o, invece, in un maggiore grado di accuratezza ed esplicazione dello stesso. Se preparare presentazioni, report e visualizzazioni dati è parte del tuo lavoro quotidiano e vuoi imparare a visualizzare nel modo più efficiente ed efficace possibile, forse vorrai dare un’occhiata qui…