Come creare un report efficace?
Se stai leggendo questo post, probabilmente è perché sei un consulente che si occupa di data analysis e più o meno frequentemente devi stilare report per i tuoi clienti in cui rendere conto del lavoro svolto per loro. Se segui il nostro blog da un po’, ormai lo saprai – o probabilmente te l’ha insegnato l’esperienza: il momento del report è essenziale perché è il momento della comunicazione, quello in cui tutto il lavoro fatto acquista valore anche agli occhi degli altri. Una reportistica non efficace si traduce in un cliente che non riesce a percepire il valore di ciò che fai, con il serio rischio che tu non rimanga il suo consulente ancora per molto!
Creare un report efficace, tuttavia, è fondamentale anche per chi stila report interni all’azienda (il project manager, l’area manager, un generico superiore): certo non c’è il pericolo di perdere un cliente, ma c’è pur sempre il rischio che un progetto venga bloccato o, semplicemente ma ugualmente grave, che il proprio lavoro venga svalutato.
Visualizzare efficacemente è quindi fondamentale perché l’attività possa proseguire con successo. Se ti stai chiedendo come creare un report efficace, oggi sul blog di Data Storytelling ti parliamo proprio di questo!

Creare un report efficace: 10 regole

È arrivato il momento: dopo ore, giorni, magari settimane di duro lavoro, adesso devi rendere conto di ciò che hai fatto a qualcun altro. Quali sono i rischi di un report fatto male l’abbiamo già accennato: prima di tutto, che gli altri (un superiore o un cliente) possano pensare che tutto sommato tu non abbia fatto poi granché, che te ne sia stato lì a rigirarti i pollici, in un certo senso rubando tempo e soldi! Un altro rischio, quand’anche tu riuscissi a comunicare il grande sforzo fatto, è che non si riesca a comprendere il frutto del lavoro: ok hai lavorato, e lo vediamo, ma quindi? Cosa hai tirato fuori di buono? E ancora, scongiurate le prime due ipotesi, che il tuo interlocutore, pur prendendo atto del lavoro e dei risultati che ne sono venuti fuori, non riesca a capirne il valore: sì, ma siamo davvero sicuri che valga la pena pagare qualcuno per fare queste cose qui? E se il messaggio venisse compreso male? Se portasse il destinatario a fare esattamente il contrario di ciò che suggerisci, o a sottovalutare un rischio che gli stai evidenziando con conseguenze disastrose dal punto di vista economico?
Insomma: i motivi per creare una reportistica altamente comunicativa ed efficiente sono tanti e non sono difficili da comprendere. Più difficile, invece, può essere passare ai fatti. Per questo abbiamo raccolto per te dieci regole da rispettare per creare un report efficace ed essere finalmente sicuro di raccogliere i frutti del tuo lavoro!

 

#1 Progetta un menù

La prima regola è quella di fornire sempre un menù in apertura del tuo report così da rendere immediatamente chiaro a chi lo leggerà (o guarderà) cosa contiene: non c’è nulla di più brutto che doverlo scoprire di volta in volta. Per lo stesso motivo pensa anche alla possibilità, se utilizzi delle slide, di inserire su ogni slide una miniatura del menù che possa fungere da “dove siamo” o una barra di scorrimento in basso che aiuti ad orientarsi durante il report.

#2 Il focus è il destinatario, non tu

Uno degli errori più comuni è impostare un report illustrando ed evidenziando i concetti che interessano all’autore del report: sbagliato! Per quanto un numero o una scoperta in fase di analisi possano averti entusiasmato, ricorda di chiederti sempre: questa cosa interessa anche al mio interlocutore? Il focus è lui, non tu. Il report deve colpire lui, non te.

#3 Concentrati solo sui punti salienti

Creare un report efficace significa prima di tutto saper comunicare ciò che davvero conta: il tuo report, pertanto, deve contenere solo i punti salienti, i messaggi importanti. Pensare di inserire ogni dato è follia: si tradurrebbe in un sovraccarico informativo e distoglierebbe l’attenzione da ciò che vuoi evidenziare. Certo numeri e dati sono importanti, devono poter essere consultati, ed ecco perché dovresti prevedere degli allegati con questa funzione specifica.

#4 Utilizza la tecnica domanda-risposta

Sai che devi concentrarti solo sui dati importanti e solo su quelli che interessano al destinatario: ma a questo punto come strutturare il report? Una buona prassi è quella di procedere secondo la tecnica domanda-risposta. Esplica una domanda e nella slide successiva fornisci la risposta: in questo modo il tuo report non risulterà un monologo. Al contrario, simula l’interazione con l’audience per tenere alta l’attenzione.

#5 Less is more

Less is more, lo diciamo spesso riferito ai grafici, ma vale in generale nelle presentazioni intese come strumenti di comunicazione e quindi anche per i report. Per dare ancora più risalto ai punti salienti del tuo report, utilizza pochi concetti per slide (ancora meglio un solo concetto per slide). Non preoccuparti degli spazi bianchi, aiutano a focalizzare l’attenzione su quel che conta.

#6 Attenzione alla parte estetica

Fare grande uso degli spazi bianchi e usare un solo concetto per slide è già un buon punto di partenza per la parte “estetica” del tuo report, ma non basta: presta molta attenzione all’uso dei colori (sempre gli stessi, mai troppi, che siano coerenti nel significato) e ai font (pochi e leggibili, senza troppi fronzoli). Tutto deve concorrere a dare organicità al report e a focalizzare il messaggio, senza diventare fonte di distrazione.

#7 Utilizza gli elementi visuali

Vuoi creare un report efficace? Ricorda: il cervello processa le immagini prima delle parole e le ricorda meglio e più a lungo. Quindi non aver paura di utilizzare icone, immagini, grafici o infografiche (qui abbiamo spiegato come farne di belle anche senza avere uno straccio di competenza di strumenti di grafica, utilizzando programmi online, gratuiti ed accessibili a tutti).

#8 Usa i dati come sostegno

Un report efficace è un report che fa data storytelling, vale a dire che racconta una storia attraverso i dati. Questo significa che i dati non devono essere il focus del tuo discorso (avranno poco appeal e faranno crollare l’attenzione del tuo pubblico); al contrario, usali come sostegno di ciò che dici, come prova. Usa i dati ma, prima di tutto, racconta una storia. Anzi, quella storia.

#9 Rendi tutto personale e concreto

Raccontare quella storia significa rendere il tutto reale, passare dai concetti alle azioni, dai dati ai fatti, dalla teoria alla pratica. Quali sono le implicazioni concrete di tutto ciò che stai dicendo? Cosa significano le tue analisi? In che si traducono? Cosa il tuo interlocutore deve fare o non fare? Scendere nel concreto significa personalizzare il proprio report e, quindi, dare valore al cliente.

#10 Sii il più breve e semplice possibile

In conclusione, ricorda sempre una cosa: creare un report efficace significa mantenerlo il più breve e semplice possibile. Che tu utilizzi una presentazione visuale in power point o un documento scritto in word, non cadere nella tentazione di produrre qualcosa di lungo, con un linguaggio aulico e arzigogolato, magari con la segreta speranza di darsi un tono. Einstein diceva che se non sai spiegarlo in modo semplice, probabilmente non capisci bene tu per primo ciò che stai dicendo. Che sia vero o meno, di sicuro è ciò che penseranno i tuoi interlocutori!

Creare un report efficace significa creare un report che comunica un messaggio, che dà valore al tuo lavoro. Per farlo, è importante che tu riesca a raccontare una storia, coinvolgendo chi ti ascolta, costringendolo ad ascoltarti e a prestarti attenzione, a prestarti ascolto. Del resto, anche questo è Data Storytelling.